Caderno de Registo de Dados

Caderno de Registo de Dados
Sigla	CRD ou CRF (do inglês Case Report Form)
Aplicações	Utilizado em estudos clínicos para o registo dos dados de cada participante.
Conceitos relacionados	eCRF (do inglês eletronic Case Report Form), ensaios clínicos, estudos observacionais, data management

Caderno de Registo de Dados

O caderno de registo de dados (CRF, do inglês Case Report Form) é um documento de apoio utilizado em estudos clínicos (geralmente ensaios clínicos) para a recolha de informação dos participantes. É uma ferramenta elementar que serve como suporte condutor ao longo dos estudos, onde a equipa de investigação local regista todos os dados necessários de acordo com o protocolo. As guidelines da Conferência Internacional de Harmonização para as Boas Práticas Clínicas definem CRF como:

Documento em papel ou eletrónico destinado ao registo dos dados requeridos pelo protocolo – informações a ser reportadas ao promotor.

“A printed, optical or electronic document designed to record all of the protocol - required information to be reported to the sponsor on each trial subject.” .

Utilizadores

Os CRFs são utilizados por vários tipos de utilizadores que desempenham diferentes tarefas consoante a sua função no estudo.

• Investigador principal (PI): médico, ou outro profissional habilitado para investigação, responsável pelo estudo no centro de ensaio. Observa, avalia e toma decisões clínicas perante o participante. Preenche e assina (confirmação da veracidade e rigor dos dados) o CRF.
• Coordenador (Study Coordinator): membro da equipa de investigação no centro. Tem como funções a gestão e acompanhamento de todos os procedimentos de estudo, apoio no preenchimento dos CRFs e a ligação entre o centro e o promotor.
• Monitor: profissional dotado de competência científica ou clínica para supervisionar o progresso do estudo e assegurar que é conduzido de acordo com o protocolo e com os requisitos legais e regulamentares. Verifica o registo e a qualidade dos dados introduzidos no CRF.
• Data manager: profissional que integra uma equipa multidisciplinar (ex.: médicos, investigadores, bioinformáticos, programadores) responsável pela gestão dos dados. Verifica e assegura a validade e consistência dos mesmos para que possam ser utilizados na análise estatística.

Formatos de CRFs

Existem dois tipos de CRFs, em formato de papel e em formato eletrónico (eCRF). O formato de papel é a forma tradicional de recolher dados e uma boa opção para estudos de pequenas dimensões e com poucos recursos. Em estudos de maiores dimensões e multicêntricos a utilização do eCRF é preferencial e apresenta inúmeras vantagens:

• Facilidade de organização e acessibilidade aos dados. Permite a organização automática dos dados e a ligação mais fácil e rápida entre páginas/formulários relacionados. Possibilita o acesso remoto de toda a equipa envolvida, desde os centro de estudo, ao monitor e à equipa de investigação responsável pelo estudo (promotor e CRO).
• Economia de tempo na gestão e manipulação dos dados. As atividades de verificação, limpeza e validação ocorrem ao longo do preenchimento dos formulários, reduzindo o tempo e os esforços da equipa de monitorização e gestão dos dados. Estes sistemas possibilitam a confirmação dos dados através da abertura de queries, colocadas pelo sistema (automáticas) ou pelos data managers (ex. monitor, promotor). É estabelecida uma interação remota entre os diferentes intervenientes – equipa do centro, monitor, CRO, data managers , promotor – para a verificação, correção e validação dos dados, reduzindo o tempo e os esforços dispensados para estas tarefas. Assim, o processo de recolha e validação de dados fica mais fluido e flexível, utilizando-se um esquema de pergunta-resposta assíncrono, reduzindo as visitas de monitorização presenciais aos centros (ver imagem 1 e 2).
• Economia de espaço físico nos centros de estudo. Os estudos clínicos implicam o armazenamento seguro de toda a documentação ao longo do protocolo e durante um período de tempo legalmente estabelecido após o seu término. A utilização do formato digital veio economizar os recursos espaciais até então necessários.
• Capacidade de integração com outros sistemas informáticos necessários ao desenvolvimento dos estudos, tais como como sistemas de prescrição farmacêutica, sistemas de análise estatística, sistemas de apoio à decisão, sistemas de alerta e comunicação, entre outros.
• Aumento da segurança e confidencialidade dos dados, sendo que para aceder aos CRF é necessário a autenticação no sistema. Reduz-se assim a possibilidade de roubo ou perda de documentos físicos, bem como o acesso a pessoas não autorizadas, embora todos os sistemas eletrónicos sejam vulneráveis a ataques e perdas.
• Possibilidade de implementação de métodos de controlo de acesso. De acordo com o perfil do utilizador são estabelecidas autorizações que definem qual a informação a que estes têm acesso e quais as ações que podem realizar no sistema. Isto permite uma melhor interação entre os diferentes intervenientes do estudo e um melhor controlo de funções.

Todos estes fatores encorajam os promotores/companhias farmacêuticas a desenvolver estudos multicêntricos de maior escala e até de maior complexidade, resultado de uma maior facilidade de gestão dos mesmos.

Apesar das múltiplas vantagens dos CRFs eletrónicos, existem ainda alguns entraves à substituição generalizada do formato de papel, tais como: a disponibilidade tecnológica nos centros de estudo, a falta de motivação dos investigadores, a complexidade da instalação e manutenção do software e os elevados custos associados.

Figura 1 – Diagrama de fluxo de dados com a utilização de CRF em suporte de papel

Figura 2 – Diagrama de fluxo de dados com a utilização de CRF em suporte eletrónico (eCRF)

Desenvolvimento e características gerais

O desenvolvimento do CRF é uma etapa muito importante na conceção de um estudo, uma vez que contribuirá para a avaliação dos seus endpoints (ex. ensaios clínicos: avaliação da segurança e eficácia do medicamento ou procedimento em teste). Este deve ser projetado cuidadosa e minuciosamente para uma recolha de informação ajustada e otimizada a cada protocolo, de acordo com os requisitos do estudo e com os requisitos regulamentares. Desta forma, deve permitir aos investigadores testar as hipóteses e responder às perguntas do estudo.

O design dos CRF deve ser padronizado e user-friendly para responder às necessidades de todos os intervenientes do sistema, desde as equipas dos centros de estudo, data managers, bioestatistas, monitores, programadores, promotor, entre outros.

O CRF deve ser bem estruturado e fácil de preencher, assegurando uma recolha de dados de elevada qualidade. Deve ser incluída a quantidade mínima de dados necessários para responder aos endpoints do estudo, evitando informação desnecessária e desperdício de tempo e recursos. A formulação das perguntas deve ser concisa e clara e as respostas devem ser colhidas, sempre que possível, num formato fechado e pré-definido, para facilitar a entrada, interpretação e análise dos dados. No caso de parâmetros dependentes de avaliação ou medição (ex. escalas de doença, pressão arterial) devem ser facultadas as unidades de medida e instruções adicionais de suporte, garantindo uniformidade e clareza entre os diferentes avaliadores (clínicos). Os formulários não devem ser ambíguos nem repetitivos.

Idealmente um CRF deve ser construído após a finalização do protocolo, evitando o desenvolvimento de múltiplas versões.

Templates

A criação de livrarias de templates de CRFs é cada vez mais frequente, uma vez que alguns dados recolhidos são transversais a todos os estudos, tais como:

• dados demográficos;
• história médica;
• critérios de inclusão e exclusão;
• exame físico;
• eventos adversos (AEs);
• medicação concomitante.

Os templates são posteriormente ajustados e otimizados a cada protocolo. Para além de evitar a necessidade do desenvolvimento de raiz do CRF, a re-utilização dos princípios de design diminui os seus custos associados, contribui para uma maior familiarização dos utilizadores, e reduz os tempos de treino e adaptação aos sistemas.

Conceitos de apoio

• Estudo clínico: observacional ou experimental (ensaio clínico).
• Promotor: entidade ou equipa responsável pela conceção, realização, gestão e financiamento do estudo.
• Contract Research Organization (CRO): entidade que dá suporte nas atividades de investigação entre as quais, gestão e monitorização do estudo, data management, farmacovigilância, estatística.
• Centro de estudo: local de realização do estudo dotado de meios físicos, materiais e humanos adequados à realização dos mesmos (hospitais, clínicas, universidades).

• Equipa de investigação: conjunto de profissionais responsáveis pela implementação e condução de um estudo num centro de ensaio. A equipa é geralmente multidisciplinar, incluindo médicos, coordenador, enfermeiros, farmacêuticos, entre outros.