Preservação Digital

A informação em formato papel pode durar séculos, escondida numa sala seca e escura. Mas quando falamos de informação digital, já não é bem assim.
De facto, a "sobrevivência" da informação digital depende da intervenção humana. Os métodos tradicionais de preservação já não são eficientes.

Mas há formas de preservar a informação em formato digital. Este conjunto de técnicas denomina-se: Preservação Digital.

O que é a Preservação Digital?

A essência da preservação é o uso de recursos humanos, técnicos e tecnológicos na correta proteção de recursos informacionais.
Assim sendo, a preservação digital (PD) é o conjunto de atividades e processos que garantem o acesso contínuo e permanente a informação digital.

A PD torna possível que a informação em formato digital continue acessível e interpretável no futuro, mesmo fazendo uso de tecnologias diferentes da originalmente usada na sua criação.

A preservação digital envolve a preservação tanto do "objeto físico" como do "objeto informacional", isto é, do suporte e do conteúdo.
Isto significa, então, que as técnicas de preservação devem ser capazes de compreender e recriar a forma e/ou função original da informação a preservar, por forma a garantir a sua autenticidade e acessibilidade.

Desafios da Preservação Digital

• Falta de espaço, mas volumes enormes de informação:

A implementação constante de novas tecnologias resulta na incapacidades das instituições de "pegar" na informação que têm em formatos "físicos" e passá-la para formatos digitais, por forma a libertar espaço de armazenamento. Como resultado, a informação pode ser encontrada nos mais diversos formatos e nos mais diversos locais, o que dificulta imenso a sua preservação e, obviamente, o seu acesso.

• Informação digital produzida a um ritmo crescente, que em muito ultrapassa a capacidade dos gestores de informação de gerir;
• Heterogeneidade da informação digital torna inadequadas as "tradicionais" técnicas de preservação digital para muitos tipos;
• Falta de estratégias para preservar bases de dados dinâmicas, websites complexos, ferramentas analíticas ou software no futuro alargado;
• Garantir a interoperabilidade da informação preservada:

O arquivo e preservação de informação em formato digital implica a gestão da fragmentação de responsabilidades e a enorme variedade de sistemas para uma ainda maior variedade de formatos dentro de uma única organização (exemplos: relatórios laboratoriais, imagens Raio-X, registos registos de saúde eletrónicos, etc.). Esta informação deve ser integrada.

• Obsolescência tecnológica:

A tecnologia não pára de evoluir (e a um ritmo cada vez mais rápido) e mesmo a mais popular hoje ficará eventualmente datada e será descartada. No entanto, é necessário preservar o conteúdo (também aqui, garantir a interoperabilidade é um desafio).

• Desaparecimento dos custodiadores da informação (extinção ou absorção de serviços e mesmo de instituições de saúde);
• Incapacidade dos utilizadores de fazerem uso ou de compreenderem a informação preservada;
• Perda de poder probatório da informação por incerteza da sua origem e autenticidade;
• Impossibilidade de acesso à informação;
• Desrespeito pelas restrições de acesso e uso da informação preservada.

É necessário desenvolver modelos de decisão que auxiliem na escolha das melhores estratégias de preservação e na avaliação custo-benefício dos vários níveis de descrição e metadados.
A falta de normas e as especificações de metadados precisam, igualmente, de ser geridas para garantir o sucesso da preservação digital.
A própria preservação digital deve evoluir por forma a acompanhar os novos desenvolvimentos e satisfazer as necessidades que daí surgem.

Modelos que suportam a Preservação Digital

Na esperança de facilitar o processo de PD, existem uma série de tentativas de criação de normas, ferramentas, estratégias e modelos.

• Open Archival Information System (OAIS)
• PREMIS Data Dictionary

Estratégias de Preservação Digital

Existem diversas estratégias de PD que começaram a ser desenvolvidas assim que a PD se tornou numa realidade, mas nenhuma dessas estratégias satisfaz todas as necessidades e exigências de todos os objetos de informação digital.
Os responsáveis pela gestão e preservação da informação digital precisam ser capazes de avaliar as estratégias disponíveis e adotar a(s) que melhor se adequa(m) à coleção a preservar, às necessidades dos seus utilizadores e aos objetivos das instituições a que pertence.

Preservação da Tecnologia

Esta é uma das primeiras estratégias de PD desenvolvidas e consiste na preservação de todo e qualquer hardware e software necessário ao uso dos objetos digitais.

Vantagens:

maior fiabilidade no uso do objeto;

Desvantagens:

dificuldade na gestão do espaço físico e da operacionalidade

não é útil a longo prazo (obsolescência tecnológica)

a informação fica confinada a um local específico no mundo

Refrescamento (Refreshing)

É a transferência da informação contida num determinado objeto digital para um formato mais recente.

Vantagens:

aborda diretamente o problema da obsolescência tecnológica

Desvantagens:

não consiste numa técnica por si só; é, antes, um requisito de uma boa estratégia de preservação digital

Emulação (Emulation)

Estratégia que implica a construção de um emulador capaz de imitar/reproduzir o hardware e/ou software original numa plataforma diferente que, à partida, não seria compatível.

Vantagens:

preserva corretamente as características e as funcionalidades do objeto original

Desvantagens:

o software original pode conter bugs ou vírus que podem por em risco a integridade da informação e até mesmo levar à perda do conteúdo

a criação de emuladores requer conhecimento muito específico que pode ser dispendioso e difícil de encontrar

maus emuladores podem causar a perda da informação

também os emuladores são alvo de obsolescência tecnológica

Migração/Transformação

A migração envolve a transferência periódica da informação digital de um formato tecnológico para outro mais recente.

Vantagens:

foca-se na preservação do conteúdo intelectual dos objetos digitais

permite uma maior facilidade no acesso ao conteúdo

Desvantagens:

algumas propriedades da informação podem ser indevidamente transferidas

o suporte para o qual é migrada a informação está sujeito a obsolescência tecnológica

A migração pode ser aplicada diretamente ao objeto inicial, em vez de a uma versão mais recente.

Vantagens:

se uma migração tiver erros, estes podem ser resolvidos no futuro

Esta técnica pode, ainda, ser feita com recurso a serviços de conversão remotos, disponíveis na Internet.

Vantagens:

assegura a fiabilidade dos sistemas de informação

resiste ao desaparecimento de conversores convencionais

é compatível com outras técnicas de PD

pode levar à redução dos custos da preservação digital

Desvantagens:

segurança dos dados e períodos de transferência podem comprometer esta técnica

Migração para Suporte Analógico

Objetos digitais podem, também, ser transferidos para formatos analógicos, como o papel, por exemplo.

Vantagens:

suportes analógicos não estão sujeitos a obsolescência tecnológica

Desvantagens

objetos dinâmicos, multimédia ou interativos não podem ser preservados desta forma

Versionamento (Versioning)

Esta é a técnica mais utilizada. Consiste na transferência da informação de um objeto digital para uma versão mais recente desse mesmo suporte.

Vantagens:

consiste na atualização do suporte original

Desvantagens

as entidades e/ou marcas que produzem novas versões do suporte podem deixar de o fazer

O uso de formatos independentes do software, isto é, formatos interoperáveis, como é o caso do PDF, JPEG ou TIFF, pode prevenir a disrupção.

Normalização/Standardização

O principal objetivo desta técnica é limitar o número de formatos num repositório digital.
Para que tal aconteça, é preciso garantir que a estrutura e o formato dos ficheiros que suportam a informação seguem a mesma norma.

Vantagens:

promove a interoperabilidade entre diferentes sistemas e repositórios

diferentes configurações de software são capazes de interpretar formatos abertos e independentes

Encapsulamento

Permite que a informação digital, no seu suporte original, se mantenha intacta até ao momento em que for necessário aceder-lhe.
Mas, para que esta técnica seja bem sucedida, é preciso garantir que toda a informação sobre como aceder e utilizar o objeto digital (metadados) é preservada com o mesmo.

Porquê preservar?

Independentemente das falhas que existam nas estratégias de PD e dos grandes desafios que lhe estão associados, só assim se pode garantir que a informação produzida hoje continuará acessível no futuro.

A informação em saúde oferece excelentes oportunidades para o desenvolvimentos dos Sistemas de Apoio à Decisão e para a melhoria contínua da prestação de cuidados de saúde. De facto, o acesso a esta informação pode, em situações críticas, fazer a diferença entre a vida e a morte, pelo que garantir a sua preservação é absolutamente essencial.

Referências

• Retention and Destruction of Health Information. AHIMA, 2011.

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